पाठ 21: टिप्पण और प्रारूपण

1.1 कार्यालयी हिंदी और टिप्पण की परिभाषा (Definition & Concept)

प्रशासन और सरकारी तंत्र को सुचारू रूप से चलाने के लिए जिस विशिष्ट, व्यवस्थित और मानकीकृत भाषा का प्रयोग किया जाता है, उसे कार्यालयी हिंदी (Office Hindi) कहते हैं। यह आम बोलचाल की भाषा का ही एक अनुशासित रूप है, जिसमें हिंदी, उर्दू और अंग्रेज़ी के प्रशासनिक शब्दों का एक साथ सुसंगत प्रयोग किया जाता है। व्यक्तिगत जीवन में मौखिक बातचीत से कार्य चल सकता है, किंतु शासन-प्रशासन और व्यवसाय में प्रत्येक निर्णय, आदेश और निर्देश का लिखित अभिलेख (Record) रखना अनिवार्य होता है।

'टिप्पण' (Noting) अंग्रेज़ी के शब्द 'Noting' का हिंदी पर्याय है। प्रशासनिक मामलों, आवतियों (आने वाले पत्रों) या शिकायतों पर विचार-विमर्श करने, नियमों का परीक्षण करने और कार्रवाई का सुझाव देने के उद्देश्य से फाइल पर लिखी जाने वाली राय या सम्मति को 'टिप्पण' कहा जाता है।

'टिप्पण' बनाम 'टिप्पणी' में अंतर: साहित्य या गद्यांशों की व्याख्या के प्रसंग में प्रयुक्त होने वाली 'टिप्पणी' किसी विषय पर अपने विचारों का संक्षिप्त व्यक्त करना है; जबकि प्रशासनिक 'टिप्पण' सरकारी कार्यालयों में कर्मचारियों और अधिकारियों के मध्य फाइल पर आपसी संवाद स्थापित करने की एक निश्चित प्रक्रिया है जो विशेष रूप से हरी नोटशीट पर लिखी जाती है।

1.2 फाइल का गठन (File Constitution)

सरकारी कार्यालयों में संपूर्ण कार्य कागजों के माध्यम से संचालित होता है। किसी एक विषय या व्यक्ति से संबंधित सभी कागजातों को एक स्थान पर सुरक्षित रखने की प्रणाली को फाइल (File) कहते हैं। प्रशासनिक दृष्टि से एक सरकारी फाइल के मुख्यतः दो भाग होते हैं:

• 1. टिप्पण भाग (Noting Part): यह भाग फाइल के बाईं ओर हाशियेदार हरी नोटशीट पर नत्थी किया जाता है। इसमें सहायक से लेकर उच्च अधिकारियों तक के विचार, तर्क, नियम और प्रशासनिक निर्णय दर्ज होते हैं।
• 2. पत्राचार भाग (Correspondence Part): यह फाइल के अंदर का भाग होता है, जिसमें बाहर से प्राप्त होने वाले मूल पत्र (आवती) तथा उनके उत्तरों की कार्यालय प्रतियाँ (Office Copies) सुरक्षित रखी जाती हैं।

2.1 टिप्पण लेखन के चरण एवं सहायक की भूमिका

किसी भी आवती (पत्र) या मामले के कार्यालय में पहुँचते ही टिप्पण लेखन की प्रक्रिया आरंभ होती है। सहायक (Assistant) फाइल पर निम्नलिखित तीन चरणों में टिप्पण प्रस्तुत करता है:

1. पिछले कागज़-पत्रों का सार: मामले से संबंधित पूर्ववर्ती पत्राचार और पृष्ठ संख्या का विवरण।
2. विचाराधीन मुद्दों का विवरण: पत्र भेजने वाले की मूल माँग और उसके आधार की समीक्षा।
3. सरकारी नियमों की स्थिति एवं कार्रवाई का सुझाव: प्रचलित नियमों के आलोक में प्रस्ताव पर विधिक स्थिति स्पष्ट करते हुए अंतिम कार्रवाई या उत्तर का सुझाव देना।

टिप्पण लिखने के पश्चात् सहायक टिप्पण के नीचे बाईं ओर दिनांक के साथ अपने आद्यक्षर (Initials / छोटे हस्ताक्षर) करता है। आद्यक्षर का तात्पर्य नाम के प्रथम अक्षरों से है (जैसे: विजय शंकर का 'वि.श.')।

2.2 प्रशासनिक पदानुक्रम एवं अनुमोदन प्रक्रिया (Approval Hierarchy)

सहायक द्वारा टिप्पण लिखने के बाद फाइल आगे के अधिकारियों को प्रेषित की जाती है:

• अनुभाग अधिकारी / अधीक्षक (Section Officer / Superintendent): यदि अधिकारी सहायक के सुझाव से सहमत होता है, तो वह उत्तर का मसौदा (Draft) प्रस्तुत करने का आदेश देता है और बाईं ओर हस्ताक्षर करता है। यदि असहमत हो, तो वह अपने स्वतंत्र सुझाव जोड़कर फाइल उच्च अधिकारी (अवर सचिव / उपनिदेशक) के पास भेजता है।
• उच्च अधिकारी (Under Secretary / Deputy Secretary): नीतिगत मामलों पर सक्षम प्राधिकारी द्वारा अंतिम निर्णय लिया जाता है। सहमति मिलने पर अधिकारी टिप्पण के दाईं ओर पूरे हस्ताक्षर करता है और फाइल वापस अनुभाग में लौटती है।

3.1 टिप्पण के मुख्य प्रकार (Types of Noting)

कार्यालयों की प्रशासनिक आवश्यकता के अनुसार टिप्पण मुख्य रूप से दो प्रकार के होते हैं:

• 1. नेमी टिप्पण (Routine Noting): सामयिक और रोजमर्रा के सामान्य कार्यों को निपटाने के लिए लिखे जाने वाले अत्यंत संक्षिप्त टिप्पण (जैसे: 'अनुमोदन के लिए प्रस्तुत है', 'प्रस्ताव स्वीकार किया जा सकता है')। इनसे लंबी चर्चा से बचा जाता है और निर्णयत्व त्वरित होता है।
• 2. अन्य नियमित टिप्पण (Regular Noting): यह प्रशासनिक मामलों, शिकायतों या नीतिगत विषयों पर विस्तृत रूप से लिखा जाता है। इसके दो उप-भाग हैं:
  • *अंतराविभागीय टिप्पण:* एक ही विभाग के भीतर आंतरिक प्रयोग हेतु (सहायक स्तर तथा अधिकारी स्तर)।
  • *अंतर्विभागीय टिप्पण:* दो अलग-अलग विभागों या मंत्रालयों के मध्य पत्राचार हेतु।

3.2 नियमित टिप्पण लेखन की मुख्य हिदायतें (Guidelines)

प्रशासनिक टिप्पण लिखते समय निम्नलिखित नियमों का कड़ाई से पालन करना अनिवार्य है:

1. भाषा पूर्णतः संयत, शिष्ट, स्पष्ट और तथ्यात्मक होनी चाहिए।
2. व्यक्तिगत आक्षेपों (Personal Remarks) से सर्वथा बचना चाहिए।
3. उत्तम पुरुष (मैं, हम) या मध्यम पुरुष (आप) के स्थान पर सदैव अन्य पुरुष (Third Person) शैली का प्रयोग किया जाना चाहिए।
4. एक ही बात को बार-बार दोहराने से बचना चाहिए तथा मामलों को तार्किक अनुच्छेदों में विभाजित करना चाहिए।
5. टिप्पण के अंत में दिनांक सहित हस्ताक्षर या आद्यक्षर अवश्य होने चाहिए।

4.1 प्रारूपण की परिभाषा एवं प्रयोजन (Definition & Purpose of Drafting)

कार्यालयों में पत्राचार केवल मौखिक नहीं होता, बल्कि लिखित आदेशों और पत्रों के माध्यम से होता है। 'प्रारूपण' (Drafting) का तात्पर्य है—"किसी भी सरकारी पत्र के उत्तर का एक कच्चा रूप (Draft / Masoda) तैयार करना।"

जब किसी आवती पर सहायक या अधिकारी द्वारा टिप्पण लिखकर समाधान तय कर लिया जाता है, तब बाह्य कार्यालय या व्यक्ति को भेजने के लिए पत्र का एक संभावित कच्चा रूप तैयार किया जाता है। उच्च अधिकारी द्वारा अनुमोदित होने से पूर्व इसे प्रारूप कहा जाता है, और अनुमोदन (Approval) के पश्चात् यही प्रारूप एक अंतिम सरकारी पत्र का रूप ले लेता है। अंग्रेज़ी में इसे DFA (Draft for Approval - अनुमोदनार्थ प्रारूप) कहा जाता है।

4.2 एक आदर्श प्रारूप की 5 प्रमुख विशेषताएँ

सरकारी कामकाज में प्रारूपण करते समय निम्नलिखित पाँच बातों का होना अनिवार्य है:

• 1. पूर्णता एवं विषय-केंद्रितता: प्रारूप अपने आप में पूर्ण होना चाहिए तथा मूल विषय से पूरी तरह संबंधित होना चाहिए।
• 2. क्रमबद्धता एवं संक्षिप्तता: विचारों को तर्कसंगत क्रम में संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए; संदर्भहीन बातों का कोई स्थान नहीं होता।
• 3. शुद्धता एवं तथ्यात्मकता: प्रशासनिक पत्राचार में एक छोटी-सी भूल भी बहुत महँगी पड़ सकती है, अतः तथ्य और आँकड़े पूर्णतः शुद्ध होने चाहिए।
• 4. शिष्ट एवं स्पष्ट भाषा: भाषा पक्षपात-मुक्त, अत्यंत शिष्ट, स्पष्ट, सरल और सहज होनी चाहिए।
• 5. औपचारिकताएँ: इसमें सरकारी पत्र की सभी औपचारिकताएँ (जैसे- शीर्षक, पत्र संख्या, दिनांक, प्रेषक, प्रेषिती, विषय, संदर्भ, संबोधन, मुख्य कथ्य, स्वनिर्देश, हस्ताक्षर और पृष्ठांकन) विधिवत शामिल होनी चाहिए।