पाठ 20: कार्यालयी पत्राचार

1.1 पत्र-लेखन की अवधारणा एवं परिभाषा (Definition & Concept)

मनुष्य अपनी संवेदनाओं, भावों और विचारों को व्यक्त करने के लिए साहित्य की विविध विधाओं का चयन करता है। आधुनिक युग में गद्य के अंतर्गत 'पत्र साहित्य' का एक स्वतंत्र और महत्वपूर्ण विधा के रूप में विकास हुआ है। पत्र-लेखन भावों तथा विचारों के आदान-प्रदान का एक अत्यंत शक्तिशाली और व्यावहारिक माध्यम है।

पत्र का लेखक जहाँ अपना संदेश पत्र के माध्यम से भेजता है, वहीं अपनी इच्छाएँ और आवश्यकताएँ उपयुक्त व्यक्ति तक पहुँचा देता है। पत्र में लेखक के व्यक्तित्व की वास्तविक छाप होती है। विशेष रूप से व्यक्तिगत पत्रों को पढ़कर किसी भी व्यक्ति के अच्छे-बुरे स्वभाव और मनोवृत्ति का परिचय सहज ही प्राप्त हो जाता है। पत्र को "दो व्यक्तियों के मध्य सेतु (पुल)" माना गया है, जो दूर बैठे व्यक्तियों को एक-दूसरे से मिलाने में सहायक होता है।

1.2 पत्र-लेखन का क्षेत्र और सैद्धांतिक स्वरूप (Theoretical Analysis)

पत्र-लेखन एक ऐसी कला है जिसका हमारे जीवन में निरंतर उपयोग होता है। बाल्यावस्था में जहाँ हम संबंधियों या मित्रों को पत्र लिखते हैं, वहीं बड़े होने पर यह क्षेत्र अधिक विस्तृत हो जाता है। छोटी अवस्था में लिखे गए पत्रों में भावुकता का अंश अधिक होता है, जबकि धीरे-धीरे विचारों में प्रौढ़ता आने के साथ पत्रों की भाषा और शैली में निखार आने लगता है।

व्यापारी एक-दूसरे को अपने व्यवसाय से संबंधित पत्र लिखते हैं; ग्राहक अनेक जानकारियाँ प्राप्त करने या सामान खरीदने के लिए पत्र लिखते हैं। कार्यालयी ढाँचे में अधिकारियों और कर्मचारियों का आपस में प्रत्यक्ष मिलकर बात करना सदा संभव नहीं होता, अतः अधिकांश प्रशासनिक कार्य पत्रों के माध्यम से ही संचालित होते हैं।

1.3 एक अच्छे पत्र के चार अनिवार्य गुण (Four Pillars of an Ideal Letter)

पत्र पाने वाला व्यक्ति यदि पत्र पढ़कर वही समझ ले जो पत्र लिखने वाला कहना चाहता है, तो उसे एक अच्छा पत्र माना जाएगा। श्रेष्ठ पत्र में निम्नलिखित चार गुण होने चाहिए:

• 1. संक्षिप्तता (Brevity): अनावश्यक विस्तार, जटिल शब्दों और कहावतों से बचकर कम से कम शब्दों में अपनी बात स्पष्ट करना।
• 2. सरलता (Simplicity): पत्र की भाषा सुबोध और सरल हो ताकि पाठक बिना किसी कठिनाई के अर्थ ग्रहण कर सके।
• 3. सहजता (Natural Flow): भावों की अभिव्यक्ति कृत्रिम न होकर स्वाभाविक और आत्मीय होनी चाहिए।
• 4. प्रभावशीलता (Impact): पत्र का उद्देश्य स्पष्ट हो ताकि पाठक उस पर तुरंत सकारात्मक प्रतिक्रिया दे सके।

2.1 औपचारिक पत्र (Formal Letters)

कामकाजी, सरकारी, व्यापारिक या कार्यालयी स्तर पर लिखे जाने वाले पत्र 'औपचारिक पत्र' कहलाते हैं। ऐसे पत्र प्रायः उन लोगों को लिखे जाते हैं जिनसे हमारा कोई व्यक्तिगत संबंध नहीं होता। इन पत्रों में हम केवल काम की बात करते हैं।

संबंधों में दूरी के कारण इन पत्रों में भाषा की नियमबद्धता और प्रशासनिक शिष्टाचार का कड़ाई से पालन किया जाता है। इनके प्रमुख अंगों में—प्रारंभ ('सेवा में' एवं पदनाम), विषय, संदर्भ, संबोधन ('महोदय'), मुख्य विषय-वस्तु, तथा समाप्ति ('भवदीय' एवं हस्ताक्षर) शामिल हैं।

2.2 अनौपचारिक पत्र (Informal Letters)

'अनौपचारिक' शब्द (अन् + औपचारिक) का अर्थ है जो औपचारिक या नियमों के बंधन से मुक्त हो। परिवार के सदस्यों, माता-पिता, सगे-संबंधियों तथा मित्रों को लिखे गए पत्र अनौपचारिक पत्र होते हैं।

इन पत्रों में हम संबंधियों की कुशलता पूछते हैं तथा अपनी कुशलता और अन्य समाचार लिखते हैं। इनकी भाषा बहुत सरल होती है और इनमें अपनापन की मिठास तथा संवादात्मकता झलकती है। इसमें ऊपर दाईं ओर पता और तारीख लिखी जाती है। व्यक्तिगत निमंत्रण पत्र, बधाई पत्र और संवेदना पत्र भी इसी श्रेणी में आते हैं।

3.1 कार्यालयी पत्राचार क्या है? (Concept of Official Correspondence)

भारत सरकार के अधीन सरकारी अथवा अर्द्धसरकारी विभागों के विविध क्षेत्रों (जैसे शिक्षा, स्वास्थ्य, खेलकूद, संस्कृति इत्यादि मंत्रालयों) से संबंधित पत्राचार को 'कार्यालयी पत्राचार' कहा जाता है। सूचनाओं का आदान-प्रदान करना इसका मुख्य कार्य है तथा संपूर्ण प्रशासनिक कार्यप्रणाली इन्हीं पत्रों पर केंद्रित होती है।

3.2 प्रशासनिक कार्यालय की संरचना और 'वृक्ष रूपक' (The Tree Metaphor)

पाठ्यपुस्तक में एक प्रशासनिक कार्यालय या मंत्रालय की तुलना एक विशाल वृक्ष से की गई है। जैसे पेड़ का तना मुख्य आधार होता है और शाखाएँ तथा पत्तियाँ उसका विस्तार करती हैं, उसी प्रकार सरकारी कार्यालय का कामकाज विभिन्न प्रशासनिक स्तरों में विभक्त होता है:

• 1. विभाग (Department) - सचिव / अवर सचिव: यह वृक्ष का मुख्य तना (आधार) है जहाँ से नीति-निर्धारण होता है।
• 2. स्कंध या ब्यूरो (Wing / Bureau) - संयुक्त सचिव: विभाग का प्रमुख विशाल कार्यक्षेत्र।
• 3. प्रभाग (Division) - उपसचिव: वृक्ष की द्वितीयक शाखाएँ जो विभागीय समन्वय करती हैं।
• 4. शाखा (Branch) - अवर सचिव: प्रशासनिक नियमों के क्रियान्वयन की शाखा।
• 5. अनुभाग (Section) - अनुभाग अधिकारी: वृक्ष की हरी पत्तियाँ एवं सिरे; यह कार्यालय की प्राथमिक व्यावहारिक इकाई है जहाँ फाइलों, नोटिंग व पत्रों की शुरुआत होती है।

4.1 कार्यालयी पत्रों के विविध रूप (25 प्रकार)

कार्यालयी पत्रों के अनेक प्रकार संज्ञान में आते हैं (यथा शासनादेश, सरकारी पत्र, अर्द्धसरकारी पत्र, परिपत्र, कार्यालय आदेश, कार्यालय ज्ञापन, अधिसूचना, अनुस्मारक, पृष्ठांकन, प्रेस विज्ञप्ति, निविदा सूचना आदि)। इनमें से पाठ्यक्रम में निर्धारित 6 प्रमुख पत्रों का विशेष अध्ययन आवश्यक है:

• 1. सरकारी पत्र (Official Letter): केंद्रीय व राज्य सरकारों के मंत्रालयों तथा सार्वजनिक निकायों के मध्य होने वाले औपचारिक पत्र। यह अन्य पुरुष में लिखे जाते हैं; संबोधन 'महोदय' तथा समाप्ति 'भवदीय' होती है। मुख्य पत्र के अंत में 'पृष्ठांकन' (Endorsement) जोड़ा जा सकता है।
• 2. अर्द्धसरकारी पत्र (D.O. Letter): जब किसी अधिकारी का ध्यान किसी मामले की ओर व्यक्तिगत रूप से दिलाना हो। यह पत्र प्रथम पुरुष में मित्रभाव से लिखा जाता है। प्रारंभ में 'प्रिय...' और अंत में 'आपका' लिखा जाता है। महत्वपूर्ण नियम: भेजने वाला अधिकारी हस्ताक्षर के नीचे अपना पदनाम नहीं लिखता और इसमें पृष्ठांकन नहीं होता।
• 3. कार्यालय ज्ञापन (Office Memo): मंत्रालय या प्रभाग के भीतर अधीनस्थ प्राधिकारियों को आंतरिक सूचना देने हेतु अन्य पुरुष में जारी पत्र। इसमें संबोधन ('महोदय') तथा अधोलेख ('भवदीय') का पूर्ण अभाव होता है; केवल अधिकारी के हस्ताक्षर व पदनाम होते हैं।
• 4. कार्यालय आदेश (Office Order): कर्मचारियों की छुट्टी, तैनाती, स्थानांतरण या काम के वितरण से संबंधित आदेश। यह औपचारिकता से पूर्णतः मुक्त तथा अन्य पुरुष में सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से जारी होता है।
• 5. परिपत्र (Circular): जब एक ही सूचना या आदेश अनेक कार्यालयों अथवा सभी कर्मचारियों को एक साथ, एक रूप में भेजा जाता है। इसमें शीर्ष पर संस्था का नाम नहीं होता क्योंकि संस्था अपने ही आंतरिक कर्मियों को सूचित करती है।
• 6. आवेदन पत्र (Application Letter): नौकरी पाने, छुट्टी लेने या किसी परेशानी के निवारण हेतु प्रार्थी द्वारा प्रस्तुत पत्र। आवेदन-पत्र सदैव वास्तविक (मूल) होना चाहिए (छायाप्रति न भेजें); ब्यौरे शत-प्रतिशत सत्य होने चाहिए।