سبق نمبر 27: خط نویسی (مراسلت نگاری)

2. مفصل درسی وضاحت (Detailed Textbook Explanation):

انفرادی و اجتماعی زندگی میں خط کا مقام: درسی کتاب کے مطابق انسانی زندگی کا شاید ہی کوئی فرد ایسا ہو جس نے کبھی خط نہ لکھا ہو۔ ذاتی زندگی میں دور دراز رہنے والے رشتے داروں، دوستوں اور اہل خانہ تک اپنی خیریت پہنچانے اور ان کی خیریت معلوم کرنے کے لیے خط کا سہارا لیا جاتا ہے۔ دوسری طرف دفتری اور کاروباری دنیا میں تمام انتظامی امور، معاہدات، شکایات اور لین دین خطوط اور تحریری یادداشتوں کے ذریعے ہی طے پاتے ہیں۔

خطوط کی تین بڑی اقسام (Classification of Letters): درسی کتاب (صفحہ 106) کے مطابق تمام خطوط کو ان کے مقصد اور مخاطب کی نوعیت کے اعتبار سے درج ذیل تین حصوں میں بانٹا جا سکتا ہے:

2. مفصل درسی وضاحت (Detailed Textbook Explanation):

آپسی تعلقات کی تین سطحیں (Three Levels of Relationships): درسی خاکے (صفحہ 106) کے مطابق انسان کے آپسی تعلقات کی تین نوعیتیں ہوتی ہیں، جن کی بنیاد پر القاب و آداب بدل جاتے ہیں:

• 1. بزرگ (Elders): والد، دادا، بڑا بھائی، استاد، چچا، ماموں اور دیگر بزرگ رشتے دار۔ ان سے کلام کرتے وقت ضمیر "آپ" استعمال کی جاتی ہے۔
• 2. ہم عمر (Equals/Peers): دوست، ہم جماعت اور ہم عمر واقف کار۔ ان کے لیے ضمیر "تم" مناسب ہے۔ گہرے تعلق میں کبھی تو کہہ دیا جاتا ہے مگر درسی ہدایت کے مطابق "تو" سے گریز کرنا چاہیے۔
• 3. چھوٹا (Youngers): بیٹا، چھوٹا بھائی، بھتیجا، بھانجا اور کم عمر واقف کار۔ ان کے لیے بھی "تم" یا شفقت آمیز الفاظ بولے جاتے ہیں۔

درسی چارٹ: القاب و آداب کے تقاضے (صفحہ 107):

ذاتی خط کے 6 اجزائے ترکیبی (Six Parts of Personal Letter):

درسی کتاب (صفحات 107 تا 110) کے مطابق ہر ذاتی خط لازمی طور پر درج ذیل چھ حصوں پر مشتمل ہوتا ہے:

1. (A) پتا (Address): خط میں دائیں طرف اوپر کونے میں خط لکھنے والے کا اپنا پتا لکھا جاتا ہے (مثلاً: مکان نمبر 42، ذاکر باغ، نئی دہلی 110025)۔ اپنا پتا لکھنا 4 وجوہ سے ضروری ہے: (1) مکتوب الیہ سے خط و کتابت کم ہو، (2) پہلی بار خط لکھا جا رہا ہو، (3) پتا بدل گیا ہو، اور (4) مکتوب الیہ کو جوابی خط بھیجنے میں سہولت ہو۔
2. (B) تاریخ (Date): دائیں طرف پتے کے بالکل نیچے تاریخ لکھی جاتی ہے (مثلاً: 28 نومبر 2002ء)۔
3. (C) القاب و آداب (Salutation): مکتوب الیہ کے مرتبے کے مطابق القاب لکھ کر سکتہ (،) لگایا جاتا ہے، اور اگلی سطر میں آداب (جیسے: السلام علیکم، آداب عرض، دعائیں) لکھے جاتے ہیں۔ آداب کے بعد کسی اوقافی نشان کی ضرورت نہیں ہوتی۔
4. (D) عرضِ مدعا یا نفسِ مضمون (Body of the Letter): خط کا اصل متن جس میں مدعا بیان کیا جاتا ہے۔ خط کی شروعات تمہیدی جملے سے ہوتی ہے (مثلاً: "میں یہاں خیریت سے ہوں...")۔ اگر خط پہلے سے چل رہا ہو تو پچھلے خط کی تاریخ کا حوالہ دیا جاتا ہے۔ اہم بات سے آغاز کر کے اگلی تفصیل کے لیے نیا پیراگراف بنایا جاتا ہے۔
5. (E) اختتامی کلمات و دعائیہ جملہ (Complimentary Close): یہ خط کے آخر میں دائیں طرف نہیں بلکہ صفحہ کے بائیں حصے میں لکھے جاتے ہیں (مثلاً استاد کے لیے: آپ کا خادم/دعاؤں کا طالب؛ دوست کے لیے: تمہارا دوست؛ چھوٹوں کے لیے: دعا گو/خیر خواہ)۔ اس سے قبل رسمی کلمات جیسے "شکریہ کے ساتھ"، "جواب کا منتظر"، یا "باقی ملاقات پر" لکھے جاتے ہیں۔
6. (F) دستخط یا نام (Signature/Name): اختتامی کلمات کے نیچے خط لکھنے والا اپنا نام لکھتا ہے یا دستخط کرتا ہے (مثلاً: آپ کی بیٹی فرحانہ / عدیل اختر)۔

لفافے پر پتا لکھنے کا ضابطہ (Envelope Addressing):

اگر خط پر پتا صحیح درج نہ ہو تو وہ منزلِ مقصود تک نہیں پہنچ سکتا۔ لفافے کے درمیان میں مکتوب الیہ کا نام و پتا (To) صاف اور واضح لکھا جاتا ہے (بشمول ضلع، پن کوڈ اور ریاست)۔ اور لفافے کے ایک طرف یا پیچھے بھیجنے والے کا پتا (From) لازماً درج کیا جاتا ہے تاکہ خط نہ پہنچنے کی صورت میں وہ واپس مرسل کو موصول ہو سکے۔

2. مفصل درسی وضاحت (Detailed Textbook Explanation):

لیٹر پیڈ (Letterhead) کے مندرجات و سائز: کاروباری اداروں میں سرنامہ (لیٹر پیڈ) عام طور پر چھپا ہوا ہوتا ہے۔ اس پر کمپنی یا فرم کا نام و پتا، تجارت کی نوعیت و قسم، فون نمبر، فیکس نمبر، ٹیلی گرام کا پتا، ای میل، سیلز ٹیکس نمبر اور رجسٹرڈ آفس کا پتا درج ہوتا ہے۔ درسی کتاب (صفحہ 114) کے مطابق لیٹر پیڈ کے چار بنیادی سائز ہوتے ہیں: چھوٹا، بڑا، درمیانہ اور بین الاقوامی سائز۔

تجارتی خط کے 12 بنیادی اجزا (Twelve Components of Business Letter): درسی کتاب (صفحہ 113) کے مطابق ایک مکمل تجارتی خط درج ذیل بارہ اجزا پر مشتمل ہوتا ہے:

2. مفصل درسی وضاحت (Detailed Textbook Explanation):

1. حاشیہ اسٹائل (Indented Style): یہ خط لکھنے کا قدیم ترین روایتی طریقہ ہے جو پوری دنیا میں آج بھی رائج ہے۔ اس کی خاص پہچان یہ ہے کہ اس میں ہر پیراگراف کی پہلی سطر میں حاشیہ چھوڑا جاتا ہے (یعنی پہلی سطر تھوڑی خالی جگہ چھوڑ کر شروع کی جاتی ہے)۔

2. بلاک اسلوب (Block Style): اس طریقے کو امریکن طریقہ کہتے ہیں۔ یہ ایک نہایت آسان اور جدید طریقہ ہے۔ اس میں پیراگراف کے لیے پہلی سطر میں کوئی فاصلہ نہیں چھوڑا جاتا، بلکہ تمام سطریں حاشیے سے ملا کر لکھی جاتی ہیں۔ پیراگراف تبدیل کرنے کے لیے سطروں کے درمیان دو گنا فاصلہ (Double Spacing) چھوڑ دیا جاتا ہے۔

3. نصف بلاک اسلوب (Semi-block Style): حاشیہ اسلوب اور بلاک اسلوب کے بعد خوب سے خوب تر کی تلاش میں نصف بلاک اسلوب ایجاد ہوا۔ یہ ان دونوں طریقوں کی بیچ کی راہ (درمیانی صورت) ہے۔ اس میں پیراگراف کی پہلی سطر میں حاشیہ نہیں چھوڑا جاتا اور تمام سطریں دائیں حاشیے سے شروع ہوتی ہیں جبکہ خط کا بقیہ حصہ بلاک اسلوب جیسا ہوتا ہے۔

بلاک اسلوب اور نصف بلاک اسلوب میں چار بنیادی فرق (درسی جدول، صفحہ 119):

2. مفصل درسی وضاحت (Detailed Textbook Explanation):

دفتری و سرکاری خطوط کی 8 اقسام (Eight Types of Official Letters): درسی کتاب (صفحہ 120) کے مطابق سرکاری دفاتر میں خط و کتابت کی درج ذیل آٹھ اقسام استعمال ہوتی ہیں:

سرکاری خط کے 10 اجزا (Ten Parts of an Official Letter):

درسی کتاب (صفحہ 120 و 121) کے مطابق ایک باضابطہ سرکاری خط کے دس اجزا ہوتے ہیں:

1. ادارے کا نام و پتا (Department Name & Address): خط کے بالکل اوپر مرکز میں۔
2. حوالہ نمبر و تاریخ (Dispatch Ref. No. & Date): دفتری ریکارڈ اور تاریخ۔
3. موضوع (Subject): خط کا اصل مدعا ایک مختصر سطر میں۔
4. القاب و آداب (Salutation): جیسے: جناب، محترمی تسلیم۔
5. خط کا متن (Body of the Letter): دفتری معاملہ، پیراگراف وار تفاصیل۔
6. اختتامی کلمات (Complimentary Close): جیسے: مخلص، آپ کا خیر خواہ۔
7. دعائیہ کلمات (Courtesies): جیسے: "امید ہے مزاج بخیر ہوگا"۔
8. بھیجنے والے کا نام و عہدہ (Sender's Name & Designation): جیسے: ڈائریکٹر۔
9. دستخط کے لیے جگہ (Signature space): عہدے کے اوپر باضابطہ دستخط۔
10. منسلکات (Enclosures): خط کے ساتھ بھیجی جانے والی دستاویزات کی تعداد۔